Mẫu báo cáo trạng thái dự án trong Google Trang tính | Blog Coupler.io (2024)

Có một kế hoạch tuyệt vời là một chuyện, nhưng biến nó thành hiện thực lại là một chuyện khác. Khi bạn bắt đầu phân phối phạm vi, việc xem xét và báo cáo về trạng thái dự án của bạn là một cách tuyệt vời để giúp tất cả các bên liên quan theo dõi được trạng thái hiện tại, các cập nhật và những thay đổi trong kế hoạch dự án. Điều này làm tăng thêm tính minh bạch cho quy trình, cho phép bạn nhận được những dấu hiệu sớm của các vấn đề đang nảy sinh nhưng không giúp bạn bám sát kế hoạch ban đầu.

Đối với hầu hết người quản lý dự án, việc báo cáo trạng thái có thể là một vấn đề đau đầu. Nhưng đừng lo lắng. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số phương pháp hay nhất để tạo báo cáo trạng thái đơn giản nhưng hiệu quả. Và sử dụng các mẫu chúng tôi cung cấp để tiết kiệm rất nhiều thời gian quý báu của bạn.

Mục lục trốn

Báo cáo tình trạng dự án là gì?

Bạn cần gửi báo cáo trạng thái dự án bao lâu một lần?

Vậy báo cáo tình trạng dự án cần có những gì?

Tại sao báo cáo tình trạng dự án lại quan trọng?

Cách lập kế hoạch và viết báo cáo hiện trạng cho một dự án

Bước 1: Thu thập dữ liệu của bạn

Bước 2: Xác định trạng thái dự án

Bước 3. Kiểm tra cập nhật bổ sung từ các bên liên quan

Bước 4. Lên dàn ý

Bước 5. Viết bản báo cáo dự thảo đầu tiên xấu xí

Bước 6. Chỉnh sửa/sửa đổi báo cáo của bạn

Bước 7. Gửi báo cáo

Bước 8. Yêu cầu phản hồi

Báo cáo trạng thái dự án các phương pháp hay nhất

Mẫu báo cáo trạng thái dự án kinh doanh (MIỄN PHÍ)

#1. Mẫu báo cáo tình trạng quản lý dự án hàng tuần

#2. Mẫu báo cáo tình trạng quản lý dự án hàng tháng

#3. Mẫu báo cáo tiến độ dự án hàng ngày

#4. Mẫu báo cáo trạng thái dự án linh hoạt

#5. Nhiều mẫu báo cáo trạng thái dự án

#6. Mẫu báo cáo trạng thái dự án CNTT

#7. Mẫu báo cáo dự án điều hành

Ưu điểm

Nhược điểm

Báo cáo tình trạng dự án là gì?

Nói một cách đơn giản, đó là một báo cáo chia sẻ tất cả thông tin mà các bên liên quan yêu cầu để hiểu tình trạng hiện tại của dự án và những thay đổi lớn. Nó cung cấp chi tiết cấp cao về dự án. Và nó thường được viết ngắn gọn ở định dạng một hoặc hai trang.

Khi dự án của bạn đang trong giai đoạn thực hiện, đó là lúc bạn cần bắt đầu theo dõi tiến độ của nó. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn phải thực hiện một số biện pháp kiểm soát để đảm bảo dự án của bạn thực hiện theo đúng kế hoạch.

Bạn sẽ cần thường xuyên theo dõi tiến độ của dự án so với kế hoạch ban đầu. Và một điều quan trọng khác là gửi báo cáo tình trạng dự án cho các bên liên quan.

Xem minh họa sau đây về năm giai đoạn quản lý dự án:

Mẫu báo cáo trạng thái dự án trong Google Trang tính | Blog Coupler.io (1)

Bạn cần gửi báo cáo trạng thái dự án bao lâu một lần?

Vâng, thường là hàng tuần. Nhưng nó có thể thay đổi tùy theo yêu cầu. Những yêu cầu này thường được đặt ra bởi người điều hành dự án của bạn (hoặc khách hàng nếu bạn phải đối mặt với khách hàng).

Bạn có thể làm việc trong một dự án có yêu cầu báo cáo nghiêm ngặt, bao gồm:

  • Báo cáo hoạt động hàng ngày cho nhóm nòng cốt
  • Báo cáo tình trạng dự án hàng tuần cho nhà tài trợ dự án
  • Báo cáo nổi bật dự án hàng tháng cho ban chỉ đạo dự án

Một số dự án có thể chỉ cần báo cáo tình trạng trực tiếp với nhà tài trợ dự án. Mặc dù vậy, bạn vẫn cần biết những thứ nào bạn nên đưa vào bản cập nhật của mình. Tại sao? Để cung cấp cho họ ý tưởng tốt về tiến độ của dự án.

Vậy báo cáo tình trạng dự án cần có những gì?

Trong báo cáo trạng thái của mình, bạn nên cung cấp thông tin được yêu cầu để quản lý dự án một cách hiệu quả. Nhưng hãy nhớ rằng báo cáo trạng thái phải đơn giản, dễ hiểu và mất ít thời gian để hoàn thành (và đọc).

Ở mức tối thiểu, báo cáo trạng thái của bạn phải chứa thông tin sau:

  • Chi tiết dự án
  • Hiện trạng tổng thể dự án
  • Rủi ro và vấn đề
  • Mục hành động/cần trợ giúp

Và đây là một số mục tùy chọn có thể hữu ích bao gồm:

  • Tầm nhìn dự án
  • Dự báo
  • Bình luận
  • Tổng hợp các công việc đã thực hiện trong giai đoạn này
  • Tổng hợp công việc dự kiến ​​cho kỳ tiếp theo
  • Sự kiện sắp tới
  • Lịch trình/dòng thời gian của dự án

Lịch trình/dòng thời gian của dự án có thể bao gồm những điểm sau đây cho phép bạn ước tính xem kế hoạch có đi đúng hướng hay không:

  • Sự chậm trễ và lý do
  • Công việc đang được tiến hành
  • So sánh kế hoạch giờ làm việc/ngày dương lịch
  • % số giờ công đã sử dụng/ngân sách
  • % thời gian theo lịch đã sử dụng
  • % ngân sách được lên kế hoạch cho các nhiệm vụ đã đóng (Nếu bạn dành một nửa ngân sách trong 10% đầu tiên của kế hoạch lịch -> rất có thể bạn đã đánh giá thấp ngân sách. Nếu một nửa dự án được thông qua, trong khi chỉ có 20% kế hoạch ngân sách đã được chi tiêu, rất có thể bạn sẽ không hoàn thành dự án đúng thời hạn)
  • Nhiệm vụ
    • Nhiệm vụ đã hoàn thành
    • Nhiệm vụ đang tiến hành
    • Nhiệm vụ tiếp theo
    • Nhiệm vụ mới
    • Nhiệm vụ đã hủy
  • Bất kỳ MỤC ĐỐI nào đã thay đổi ngày
  • Trình chặn
  • Chất lượng dự án
  • Nhiệm vụ đã hoàn thành so với lỗi được tìm thấy

Xem ví dụ sau đây về báo cáo trạng thái đơn giản hoạt động:

Mẫu báo cáo trạng thái dự án trong Google Trang tính | Blog Coupler.io (2)

Và đây là những điểm nổi bật quan trọng của các yếu tố trong báo cáo trên:

#1: Chi tiết dự án

Trong phần này, thêm tên dự án và tên người quản lý dự án. Bạn có thể thêm các chi tiết khác như ngày báo cáo và tên khách hàng (nếu có). Một tổ chức có thể có nhiều người quản lý dự án và nhiều dự án. Vì vậy, hãy phân biệt dự án của bạn và bản thân bạn với những người khác.

#2: Hiện trạng tổng thể dự án

Liệt kê các số liệu hoặc KPI thành công của dự án của bạn và trạng thái của chúng dựa trên các sản phẩm hiện tại. Dưới đây là một số chỉ số phổ biến sẽ giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn về tình trạng tổng thể của dự án:

  • Phạm vi - Các thay đổi về phạm vi đã được giới thiệu và quản lý chưa?
  • Lịch trình - Chúng ta có đang đi đúng tiến độ dự án không?
  • Ngân sách - Chúng ta có nằm trong ngân sách không? Có còn đủ ngân sách không?

Ngoài ra, hãy lưu ý rằng tất cả các bên liên quan phải đồng ý về các KPI được liệt kê để tránh sự mơ hồ về trạng thái “thực sự” của dự án.

Một cách phổ biến để mô tả các trạng thái là sử dụng “báo cáo đèn giao thông”, còn được gọi là RAG vìRed,MỘThổ phách vàGmàu sắc tươi sáng. Xác định ý nghĩa của màu xanh lá cây, màu hổ phách và màu đỏ vì những người khác nhau có thể có những cách hiểu khác nhau. Đây là một ví dụ:

  • Màu xanh lá cây đang đi đúng hướng hoặc theo kế hoạch.
  • Màu hổ phách (hoặc màu vàng) đối với một số rủi ro hoặc vấn đề hiện tại.
  • Màu đỏ nếu có vẻ như bạn không đạt được kết quả mong muốn.

Các loại dự án khác nhau có thể yêu cầu điều chỉnh các định nghĩa.

Lưu ý: chúng tôi khuyên bạn nên đồng ý về việc màu đỏ có hiển thị sự khác biệt không mong muốn giữakế hoạch thực tế và ban đầuhoặc giữathực tế và báo cáo trong kế hoạch báo cáo trước đó. Đôi khi, điều quan trọng là chỉ xem có điều gì khác với trạng thái đã được phê duyệt trước đó hay không, nếu không, bạn luôn có thể thấy các chỉ báo màu đỏ ngay từ khi bắt đầu dự án.

#3: Rủi ro và vấn đề

Chỉ liệt kê các rủi ro khẩn cấp (các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra trong kỳ báo cáo tiếp theo) cần có sự hỗ trợ của ban lãnh đạo để phê duyệt các biện pháp ứng phó cần thiết.

Dưới đây là một số ví dụ về rủi ro dự án phổ biến:

  • Tổ chức chưa sẵn sàng cho một sự thay đổi theo kế hoạch
  • Những cá nhân chủ chốt rời bỏ tổ chức
  • Thiếu sự giao tiếp giữa các bên liên quan
  • Lịch trình dự án không được hiểu rõ ràng

Ngoài ra, hãy liệt kê mọi vấn đề mới và quan trọng (rủi ro đã xảy ra) đang ảnh hưởng đến phạm vi, thời gian và/hoặc trạng thái ngân sách.

Lưu ý: Chúng tôi hiểu rằng các ví dụ về rủi ro ở trên nghe có vẻ “trẻ con”. Nó chỉ đơn giản là để cho bạn biết rủi ro của dự án là gì. Tuy nhiên, mỗi công ty thường có tiêu chuẩn riêng cho việc đăng ký và báo cáo rủi ro. Đó là một chủ đề lớn và sẽ không được đề cập trong bài viết này.

#4: Cần giúp đỡ

Liệt kê mọi hành động cần thiết để giải quyết vấn đề. Phần này cực kỳ quan trọng. Đây là cơ hội để bạn yêu cầu hỗ trợ cần thiết để thay đổi trạng thái màu hổ phách hoặc màu đỏ trở lại màu xanh lục.

Ngay cả khi trạng thái của bạn có màu xanh, bạn vẫn có thể cần một số hỗ trợ để duy trì trạng thái đó.

Mẹo: Hãy phân loại các yêu cầu của bạn thành “Phải có”, “Nên có” và “Thật vui khi có”. Trong hầu hết các trường hợp, người quản lý dự án có xu hướng dán nhãn tất cả các nhu cầu hỗ trợ là “Phải có”. Nhưng đừng lạm dụng cách phân loại này nếu bạn không muốn các bên liên quan bỏ qua sự cấp bách của bạn.

Mọi thứ không phải lúc nào cũng được ưu tiên, phải không?

#5: Dự báo

Sử dụng phần này để chia sẻ tầm nhìn của bạn về hướng mà dự án đang hướng tới.

Ví dụ: bạn có thể nói rằng phạm vi dự án hiện đang ở trạng thái xanh. Tuy nhiên, nếu không nhận được trợ giúp cần thiết, báo cáo trạng thái tiếp theo có thể sẽ phản ánh trạng thái màu hổ phách hoặc thậm chí màu đỏ.

#6: Bình luận

Bạn có suy nghĩ thích hợp nào về dự án không? Nếu vậy, hãy chia sẻ chúng ở đây.

Bạn cũng có thể sử dụng phần này như một cơ hội để hoan nghênh nỗ lực của các bên liên quan chính đóng góp cho dự án và tạo ra tác động tích cực.

Tại sao báo cáo tình trạng dự án lại quan trọng?

Báo cáo trạng thái dự án tiết lộ trạng thái tổng thể của dự án, rủi ro, vấn đề và các mục hành động bắt buộc. Quan trọng nhất, nó cho biết bạn có đang đi đúng hướng hướng tới mục tiêu dự án của mình hay không.

Dưới đây là một số lợi ích khác:

  • Đối với các nhà tài trợ dự án, báo cáo trạng thái là cửa sổ duy nhất của họ để biết trạng thái của dự án. Ngoài ra, bằng cách đọc báo cáo này, họ có thể biết liệu có bất kỳ căng thẳng hoặc thất vọng nào ảnh hưởng đến tinh thần của cả nhóm hay không.Kiểm tra cảm xúc của mọi người cũng quan trọng như kiểm tra xem họ đang làm gì.
  • Đối với khách hàng, báo cáo trạng thái cung cấp cho họ ý tưởng về việc tiền của họ có mang lại giá trị hay không. Nếu vậy, nó có thể mang lại cho họ sự tự tin và đảm bảo tính liên tục của việc thanh toán.
  • Đối với người quản lý dự án, bằng cách tạo báo cáo trạng thái, họ có thể suy nghĩ kỹ hơn về trạng thái dự án và dự án sẽ đi đến đâu. Ngoài ra, họ có thể yêu cầu trợ giúp nếu cần mà không làm gián đoạn quá trình làm việc của các bên liên quan khác.

Báo cáo trạng thái rất quan trọng đối với sự thành công của dự án. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn sẽ có thể tạo một định dạng báo cáo đơn giản và dễ hiểu. Hơn nữa, báo cáo phải chứa thông tin cần thiết và báo cáo trạng thái “đúng”.

Cách lập kế hoạch và viết báo cáo hiện trạng cho một dự án

Bây giờ bạn đã hiểu tầm quan trọng của báo cáo trạng thái và các yếu tố cần có trong đó, đã đến lúc viết báo cáo của bạn.

Lập kế hoạch cho báo cáo của bạn với hai mục tiêu: sự đơn giản và chức năng. Chúng tôi khuyên bạn nên làm theo các bước dưới đây.

Bước 1: Thu thập dữ liệu của bạn

Thu thập thông tin bạn cần để tạo báo cáo. Bạn có thể cần thu thập dữ liệu từ các ứng dụng quản lý dự án, ứng dụng bảng chấm công, ứng dụng kế toán, tiến trình dự án, biểu đồ Gantt, thậm chí cả email.

Nếu bạn quan tâm đến việc lấy dữ liệu từ các nguồn khác nhau vào Google Trang tính, công cụ tích hợp của chúng tôi, Coupler.io, có thể giúp bạn. Với Coupler.io, bạn có thể nhập dữ liệu (và đặt làm mới dữ liệu tự động) từ nhiều nguồn, chẳng hạn như:

  • ĐúngTrello
  • Đồng hồ hóalịch Google
  • xeroSách nhanh
  • các tích hợp Google Trang tính khác

Ngoài ra, đừng quên thu thập tất cả các số liệu cho biết hiệu suất dự án của bạn. Bạn có thể cần theo dõi các ghi chú, biên bản cuộc họp và email của mình để xem liệu có bất kỳ số liệu mới nào bạn nên thêm vào báo cáo của mình hoặc bất kỳ thông tin quan trọng nào khác hay không.

Bước 2: Xác định trạng thái dự án

Sau khi có dữ liệu, bạn cần phân tích và xác định trạng thái dự án. Giả sử bạn đang sử dụng phương pháp RAG, hãy xác định xem mỗi số liệu rơi vào vị trí nào - liệuRed (xấu),MỘTmber (các vấn đề/rủi ro hiện tại), hoặcGreen (mọi thứ đều tốt).

Mẹo: Đừng ngại mã trạng thái là màu hổ phách và yêu cầu trợ giúp sớm. Báo cáo trạng thái màu hổ phách giúp người quản lý dự án và nhóm có cơ hội giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở thành yếu tố cản trở.

Bước 3. Kiểm tra cập nhật bổ sung từ các bên liên quan

Kiểm tra với các bên liên quan của bạn và xem liệu họ có bất kỳ cập nhật hoặc chi tiết bổ sung nào cần thêm hay không.

Mẹo: Khuyến khích các bên liên quan báo cáo mọi vấn đề có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Điều này có thể tránh trạng thái thay đổi từ xanh sang đỏ mà không có cảnh báo.

Bước 4. Lên dàn ý

Biết những thông tin bạn sẽ đưa vào và theo thứ tự nào. Những độc giả khác nhau có thể mong đợi các định dạng báo cáo khác nhau. Ví dụ: hãy hiểu rằng báo cáo được viết cho nhà tài trợ dự án có thể chứa thông tin bổ sung khác với báo cáo được viết cho nhóm cốt lõi.

Mẹo: Bạn không phải tạo báo cáo trạng thái từ đầu. Có nhiều mẫu có sẵn, vì vậy hãy chọn một mẫu nếu bạn muốn. Bạn có thể sắp xếp lại hoặc xóa bất kỳ phần nào bạn muốn và bạn đã sẵn sàng bắt đầu viết!

Bước 5. Viết bản báo cáo dự thảo đầu tiên xấu xí

Thực hiện theo dàn ý của bạn và bắt đầu viết. Làm việc nhanh chóng trên bản phác thảo đầu tiên của bạn. Đừng lo lắng về bản nháp đầu tiên xấu xí, lỗi chính tả hoặc ngữ pháp đúng. Sự hoàn hảo không phải là mục tiêu của bản phác thảo đầu tiên của bạn. 😉

Bước 6. Chỉnh sửa/sửa đổi báo cáo của bạn

Nhằm mục đích đạt được độ chính xác và báo cáo trạng thái dễ đọc. Kiểm tra đi kiểm tra lại từng phần trong báo cáo của bạn, bao gồm:

  • Tên khách hàng, kỳ báo cáo và ngày báo cáo
  • Độ chính xác của các trạng thái cho biết tình trạng dự án
  • Độ chính xác của các con số (ví dụ: nếu bạn hiển thị ngân sách hoặc số tiền thực tế được chi bằng đô la)
  • Thuật ngữ kỹ thuật có thể không cần thiết
  • Bất kỳ lỗi chính tả và ngữ pháp nào

Cho nhóm và khách hàng của bạn thấy rằng bạn tập trung vào chi tiết trong mọi khía cạnh của báo cáo trạng thái.

Bước 7. Gửi báo cáo

Cuối cùng, báo cáo trạng thái dự án của bạn đã sẵn sàng để gửi! Giả sử bạn tạo báo cáo bằng Google Trang tính. Cách đơn giản nhất chỉ làchia sẻ liên kết tới tài liệu của bạn. Hoặc, bạn có thể in nó ở định dạng PDF và phân phối qua email, Slack, v.v. Một cách khác là gửi nó trong cuộc họp nhóm hoặc cuộc gặp mặt trực tiếp.

Bước 8. Yêu cầu phản hồi

Hỏi các bên liên quan của bạn xem họ có hiểu báo cáo hay có bất kỳ câu hỏi nào về báo cáo đó không. Trong trường hợp có điều gì chưa rõ ràng, hãy yêu cầu họ đưa ra phản hồi. Thỉnh thoảng kiểm tra xem liệu bạn có thể cắt bớt, thêm hoặc cải thiện điều gì để làm cho báo cáo trạng thái của bạn phục vụ chúng tốt hơn hay không. 🙂

Báo cáo trạng thái dự án các phương pháp hay nhất

Trong sự nhanh nhẹnquản lý dự án, việc báo cáo và cập nhật thông tin dự án có tầm quan trọng sống còn. Đồng thời, việc báo cáo trạng thái có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian của bạn.

Bạn phải hoàn thành từng phần bằng cách tìm kiếm thông tin có trong email, kênh nhắn tin,biên bản cuộc họp, công cụ theo dõi và tài liệu dự án.

Tránh đau đầu bằng cách làm theo các phương pháp hay nhất dưới đây:

#1. Sử dụng một định dạng đơn giản

Tốt nhất nên bắt đầu bằng cách phát triển một định dạng báo cáo trạng thái đơn giản, dễ hiểu và tốn ít thời gian để viết (và đọc). Và, trừ khi thực sự cần thiết, hãy đảm bảo rằng báo cáo trạng thái dự án của bạn chỉ có một hoặc hai trang.

Ai sẽ đọc báo cáo trạng thái dài 10 trang bao gồm lịch sử và thông tin cơ bản của dự án? Các báo cáo trạng thái quá dài có nguy cơ khiến các bên liên quan của bạn bỏ qua chúng và bỏ lỡ các chi tiết quan trọng. Hoặc thậm chí tệ hơn là không đọc chúng chút nào.

#2. Sử dụng mẫu

Bạn không cần phải phát minh lại cấu trúc mỗi lần. Mời bạn tham khảo những mẫu chúng tôi đã chia sẻ. Vì vậy, khi nói đến báo cáo trạng thái, bạn sẽ không mất quá một giờ để tạo nó.

#3. Giữ tài liệu dự án của bạn có cấu trúc và cập nhật

Cấu trúc và cập nhật tất cả các tài liệu kiểm soát dự án có liên quan của bạn. Do đó, việc tạo một báo cáo trạng thái chỉ là một hoạt động sao chép và dán đơn giản, sau đó là một nỗ lực nhỏ để thêm một số nhận xét.

#4. Luôn có báo cáo trạng thái khi đang di chuyển

Vui lòng không tạo báo cáo trạng thái trong một giờ qua trước khi bạn gửi nó. Thay vào đó, hãy có một tài liệu đang được thực hiện mà bạn luôn cập nhật khi các cuộc họp hoặc sự kiện quan trọng khác diễn ra trong thời gian thực. Bằng cách này, bạn cũng sẽ chuẩn bị sẵn sàng nếu ai đó bất ngờ cần báo cáo trạng thái ngay lập tức. 😉

#5. Viết báo cáo trạng thái mục tiêu

Đảm bảo rằng báo cáo của bạn được nhắm mục tiêu. Biết đối tượng của bạn vì đó là cách tốt nhất để báo cáo trạng thái của bạn tạo ra tác động và mang lại kết quả. Những độc giả khác nhau có thể có những mối quan tâm khác nhau về những điều họ muốn biết về dự án của bạn.

Mẫu báo cáo trạng thái dự án kinh doanh (MIỄN PHÍ)

Hãy xem một số mẫu báo cáo trạng thái đơn giản nhưng đầy chức năng mà chúng tôi đã chia sẻ bên dưới. Để bắt đầu, vui lòng tạo một bản sao bằng cách nhấp vàoTài liệu>Tạo một bản saotừ thực đơn.

Lưu ý: Chúng tôi cũng khuyên bạn nên tạo một tab riêng cho từng báo cáo trạng thái. Vì vậy, bạn có thể so sánh lịch sử trạng thái dự án trong một bảng tính.

#1. Mẫu báo cáo tình trạng quản lý dự án hàng tuần

Sử dụng mẫu báo cáo trạng thái hàng tuần của dự án sau đây để báo cáo ảnh chụp nhanh từng tuần về tiến độ dự án của bạn. Mẫu này cho phép bạn nhập trạng thái tổng thể của dự án và trạng thái của từng chỉ báo chính, vấn đề & hành động giải quyết cũng như rủi ro & hành động giảm thiểu. Bạn cũng có thể thêm thông tin về các nhiệm vụ đã hoàn thành trong tuần này, kế hoạch cho tuần tới và tiến độ dự án.

Mẫu báo cáo trạng thái hàng tuần quản lý dự án trong Google Trang tính

Mẫu báo cáo trạng thái dự án trong Google Trang tính | Blog Coupler.io (3)

#2. Mẫu báo cáo tình trạng quản lý dự án hàng tháng

Sử dụng mẫu này để hiển thị bức tranh toàn cảnh về tình trạng dự án của bạn theo từng tháng. Mẫu này cho phép bạn tập trung hơn vào các số liệu chính, mọi rủi ro và vấn đề chính cũng như trợ giúp cần thiết để giải quyết vấn đề.

Mẫu báo cáo trạng thái quản lý dự án hàng tháng trong Google Trang tính

Mẫu báo cáo trạng thái dự án trong Google Trang tính | Blog Coupler.io (4)

#3. Mẫu báo cáo tiến độ dự án hàng ngày

Sử dụng mẫu này để hiển thị tiến độ hàng ngày của bạn với đồng nghiệp hoặc khách hàng. Nhập trạng thái tiến độ chung của ngày hôm nay, độ trễ và từng nhiệm vụ bạn đã thực hiện hôm nay.

Mẫu báo cáo tiến độ dự án hàng ngày trong Google Trang tính

Mẫu báo cáo trạng thái dự án trong Google Trang tính | Blog Coupler.io (5)

#4. Mẫu báo cáo trạng thái dự án linh hoạt

Sử dụng mẫu này để báo cáo trạng thái hiện tại của dự án linh hoạt của bạn. Hiển thị trạng thái tổng thể của dự án, chuyển động nhiệm vụ, rủi ro và vấn đề. Bạn cũng có thể bao gồm biểu đồ burndown nếu cần thiết.

Mẫu báo cáo trạng thái dự án linh hoạt trong Google Trang tính

Mẫu báo cáo trạng thái dự án trong Google Trang tính | Blog Coupler.io (6)

#5. Nhiều mẫu báo cáo trạng thái dự án

Sử dụng mẫu này để cung cấp thông tin tổng quan về trạng thái của một số dự án cùng một lúc. Bạn có thể nhập trạng thái tổng thể của từng dự án, % hoàn thành, danh mục tài chính, rủi ro và vấn đề cũng như trợ giúp cần thiết. Bạn cũng có thể hiển thị trạng thái chỉ báo chính cho từng dự án.

Nhiều mẫu báo cáo trạng thái dự án trong Google Trang tính

Mẫu báo cáo trạng thái dự án trong Google Trang tính | Blog Coupler.io (7)

#6. Mẫu báo cáo trạng thái dự án CNTT

Sử dụng mẫu trạng thái dự án CNTT này để theo dõi trạng thái dự án của bạn, bao gồm mô tả chi tiết hơn các rủi ro và sự cố. Bạn cũng có thể thêm các đánh giá và quyết định yêu cầu thay đổi nếu cần thiết.

Mẫu báo cáo trạng thái dự án CNTT trong Google Trang tính

Mẫu báo cáo trạng thái dự án trong Google Trang tính | Blog Coupler.io (8)

#7. Mẫu báo cáo dự án điều hành

Sử dụng mẫu báo cáo dự án điều hành này để cung cấp bản tóm tắt cấp cao về tiến độ dự án của bạn. Cung cấp tầm nhìn dự án và tổng quan tài chính khi cần thiết.

Mẫu báo cáo dự án điều hành trong Google Trang tính

Mẫu báo cáo trạng thái dự án trong Google Trang tính | Blog Coupler.io (9)

Ưu và nhược điểm của việc sử dụng mẫu báo cáo trạng thái dự án

Ưu điểm

  • Tiết kiệm thời gian. Tất nhiên, mẫu chỉ là điểm khởi đầu nhưng nó có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian quý báu của bạn. Thay vì lãng phí thời gian nhìn chằm chằm vào một tài liệu trống, tại sao không bắt đầu bằng một mẫu? Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tập trung hơn vào nội dung thay vì hình thức.
  • Giúp đặt kỳ vọng. Nếu bạn là người quản lý dự án mới, các mẫu có thể cho bạn ý tưởng hay về những thông tin mà người đọc mong đợi.
  • Nắm bắt các phương pháp hay nhất. Mẫu báo cáo trạng thái nắm bắt các phương pháp hay nhất về thông tin bạn nên đưa vào báo cáo của mình (và cách cấu trúc chúng).

Nhược điểm

  • Thời gian có thể là lãng phínếu bạn muốn điền vào mọi phần, trong khi một số phần có thể không cần thiết cho dự án của bạn. Ngoài ra, nếu bạn dành quá nhiều thời gian để sửa đổi mẫu để cố gắng “điều chỉnh” dự án của mình theo định dạng đã xác định, hãy để nó đi và bắt đầu lại từ đầu.
  • Mẫu không được nhắm mục tiêu. Mẫu báo cáo trạng thái cố gắng đề cập đến đối tượng càng rộng thì báo cáo càng trở nên ít tập trung hơn. Mẫu cũng có thể không đáp ứng các yêu cầu cụ thể cho một đối tượng nhất định. Khi sử dụng một mẫu, có thể bạn sẽ cần phải chỉnh sửa nó một chút ở chỗ này chỗ kia.

Các mẫu rất tuyệt vời để bắt đầu. Chọn một mẫu bạn thích và mẫu có vẻ phù hợp nhất cho dự án của bạn. Sau đó, sửa đổi nó khi cần thiết.

Luôn yêu cầu phản hồi về báo cáo của bạn. Có thiếu thông tin hoặc phần nào không cần thiết không? Báo cáo có đủ rõ ràng và định dạng có được chấp nhận không?

Hy vọng bài viết này cùng với các mẫu được cung cấp có thể giúp ích cho bạn trong việc quản lý dự án của mình. Chúc may mắn với dự án của bạn!

  • Mẫu báo cáo trạng thái dự án trong Google Trang tính | Blog Coupler.io (10)

    Seto Fitrianingrum

    Người viết nội dung kỹ thuật rất quan tâm đến dữ liệu. Nền tảng của tôi là về công nghệ phần mềm. Tôi đã phát triển phần mềm, làm việc với dữ liệu và tham gia phát triển sản phẩm SaaS. Tôi thích sản xuất nội dung giúp tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp và giúp ích cho người đọc.

Quay lại Blog

I'm a seasoned professional in project management and technical content creation, specializing in software engineering and SaaS product development. With a strong background in the field, I've had hands-on experience in developing software, managing projects, and working with data. My expertise is reflected in both practical application and theoretical understanding of project management concepts.

Now, diving into the article about project status reports, the content covers essential aspects of effective project management and reporting. Let's break down the key concepts discussed in the article:

1. Project Status Report: Definition

  • A project status report is a concise document that provides stakeholders with necessary information about the current status and major changes in a project.
  • It offers high-level details and is typically presented in a one- or two-page format.

2. Frequency of Reporting

  • Generally, project status reports are sent weekly, but the frequency may vary based on project requirements set by the project executive or client.
  • Reporting requirements may include daily activity reports, weekly project status reports, or monthly project highlight reports.

3. Contents of a Project Status Report

  • The minimum information in a status report includes project details, overall project status, risks and issues, and action items or help needed.
  • Optional items may include project vision, forecast, comments, summary of works done, and upcoming events.

4. Project Status Elements

  • Project Details: Includes the project name, project manager's name, report date, and client name.
  • Overall Project Status: Indicates success metrics or key performance indicators (KPIs) related to scope, schedule, and budget.
  • Risks and Issues: Lists urgent risks and important issues impacting scope, time, and/or budget status.
  • Help Needed: Specifies action items required to address issues and requests necessary assistance.
  • Forecast: Provides a vision of the project's future status based on current conditions.
  • Comments: Allows for additional thoughts or acknowledgments regarding the project.

5. Importance of Project Status Reports

  • Uncovers the overall project status, risks, issues, and required action items.
  • Provides insight for project sponsors, clients, and project managers into the project's health and progress.
  • Enables proactive problem-solving and helps in maintaining project goals.

6. Steps to Plan and Write a Status Report

  • Step 1-2: Gather data and determine project status.
  • Step 3-4: Check for updates from stakeholders and plan the report outline.
  • Step 5-6: Write an initial draft and then edit/revise for accuracy and readability.
  • Step 7-8: Send the report and ask for feedback for continuous improvement.

7. Best Practices for Status Reporting

  • Use a simple and concise format that takes little time to write and read.
  • Utilize templates to save time and capture best practices.
  • Keep project documentation structured and up-to-date.
  • Maintain an ongoing status report to avoid last-minute rushes.

8. Free Business Project Status Report Templates

  • The article provides free templates for weekly, monthly, daily project progress, agile project, multiple project status, IT project, and executive project reports.

9. Pros and Cons of Using Templates

  • Pros: Save time, set expectations, capture best practices.
  • Cons: Time may be wasted if not tailored appropriately, templates are not always targeted to specific needs.

In conclusion, the article offers a comprehensive guide on creating effective project status reports, including practical steps, best practices, and free templates for various reporting needs. This knowledge and expertise ensure that the information provided is not just theoretical but based on real-world application and understanding of project management dynamics.

Mẫu báo cáo trạng thái dự án trong Google Trang tính | Blog Coupler.io (2024)

References

Top Articles
Latest Posts
Article information

Author: Annamae Dooley

Last Updated:

Views: 5555

Rating: 4.4 / 5 (45 voted)

Reviews: 84% of readers found this page helpful

Author information

Name: Annamae Dooley

Birthday: 2001-07-26

Address: 9687 Tambra Meadow, Bradleyhaven, TN 53219

Phone: +9316045904039

Job: Future Coordinator

Hobby: Archery, Couponing, Poi, Kite flying, Knitting, Rappelling, Baseball

Introduction: My name is Annamae Dooley, I am a witty, quaint, lovely, clever, rich, sparkling, powerful person who loves writing and wants to share my knowledge and understanding with you.